FreeDoom
New member
Yakın tarihli bir toplantıda, Shannon Bender ve Keith Martine yeni bir şey denediler: her zaman ayakta durdular.
Sanata erişimi genişletmeye odaklanan bir New York girişimi olan Apostrophe’un iki kurucusu, toplantılarının uzun süreceğini biliyorlardı. Sanatçılar, yatırımcılar veya çalışanlar gibi kiminle konuştukları önemli değildi, çoğu toplantı iki saat sürüyordu.
Martine, “Bazen bu kasıtlı çünkü ilişkiler kuruyoruz, ancak bazen değil” dedi.
Bayan Bender gülerek, “Kesinlikle konuşmayı çok seven bir ekip üyemiz var,” diye ekliyor. “Onunla yapılan görüşmeler hiç verimli geçmiyor.”
Toplantılarda her zaman çalışmak için çok az zaman kaldı. Apostrophe’da bu, sanatçılar ve alıcılarla bağlantı kurmak ve sanat sergileri düzenlemek için daha az zaman anlamına geliyordu.
İş arayanlara bir şirketin kültürü hakkında bilgi sağlayan bir web sitesi olan Zippia’ya göre, ABD’li işçiler verimsiz buldukları toplantılarda ayda ortalama 31 saat harcıyorlar.
Bayan Bender ve Bay Martine sorunu biliyorlardı. Onlar için, potansiyel bir çalışanla veya uzun süreli bir çalışanla yapılan her türlü toplantı genellikle uzun sürerdi. İhtiyaç duydukları şey bir çözümdü.
Yeni asistanları olması için bir adayla görüştüklerinde, ona bir koltuk teklif etmediler, ancak ayakta bir görüşme yapmak isteyip istemediğini sordular. Sonra havadan sudan konuşmayı atladılar ve doğrudan onun çalışma geçmişine, hırslarına, güçlü ve zayıf yönlerine ve sanat endüstrisi hakkındaki görüşlerine daldılar.
Bayan Bender, “20 dakika sonra ihtiyacımız olanın yüzde 100’ünü elde ettik” dedi. “Görüşme o kadar verimli geçti ki, o kadar kısaydı ki neredeyse kötü hissettim.” Onu işe aldılar ve bu o kadar olumlu bir deneyimdi ki – Bayan Bender ve görüşülen kişi topuklu ayakkabılar giymesine rağmen – artık kesme işaretleri kullanılmaya başlandı ve bu, düzenli olarak devam etmeyi teşvik edecek. toplantılar. (Aslında, bir sonraki personel toplantısında herkes ayağa kalktı.)
Toplantılar, çalışanlar ve yöneticiler için bir stres kaynağıdır.
Charlotte’taki North Carolina Üniversitesi’nde yönetim profesörü olan Steven G. Rogelberg, “Toplantılar kendi başlarına sorun yaratmaz” dedi. “Sadist bir zihniyetle yaratılmadılar.”
Yeni bir ofis kültürü
Son birkaç yıl, çalışma şeklimizi temelden değiştirdi.
Bir liderin daha fazla insanın bilgilendirilmesini veya karar alma sürecine dahil edilmesini istemesi şeklindeki temel önermeniz, çalışanların bağlı hissetmelerine yardımcı olabilir. Bay Rogelberg, toplantıların daha fazla ses çıkardığını ve davet edilmenin bir onur gibi hissedilebileceğini söyledi.
“Kötü toplantılar sorunlara neden olur” diye açıkladı. “Toplantılar kötü yönetildiğinde ve çok fazla katılımcı olduğunda, çok uzun sürdüğünde ve net bir amacı olmadığında, bu sorunludur.”
Ayrıca, insanların çok fazla olması ve işlerini yapamaması da bir sorundur. 2022’de yapılan bir araştırmada Bay Rogelberg, ofis çalışanlarının toplantılarda haftada ortalama 18 saat harcadığını ve bunun da çalışan başına yaklaşık 25.000 ABD Doları tutarında işçilik maliyetine tekabül ettiğini buldu. Ayrıca çalışanların davet edildikleri toplantıların yüzde 30’una katılmak zorunda olmadıklarını hissettiklerini de buldu.
Pandemi sırasında hazırlıksız tartışma fırsatlarını ortadan kaldıran uzaktan çalışma, toplantıların gevelemesine yol açtı. Geçen yıl Mart ayına ait bir Microsoft raporu, pandemi başladığından bu yana dünya çapında haftalık toplantı sayısının yüzde 153 arttığını ortaya koydu.
Pek çok şirket, hem yüz yüze hem de sanal toplantılar yapmanın yalnızca daha verimli değil, aynı zamanda daha az sıklıkta yapılması için yaratıcı yollar bularak sorunu çözmeye çalışıyor.
Yeni anneleri emzirme kaynaklarına bağlayan ve ülkenin en büyük sertifikalı emzirme danışmanları ağı olan 65 kişilik bir şirket olan Lactation Network’ün yönetici müdürü Sarah Kellogg Neff, çalışanlarının iş günlerinin kontrolünün kendilerinde olduğunu hissetmelerini istiyor.
“Biz yüksek güven ve özerklik kültürüyüz” dedi. “En iyi performans gösterenlerin istediği şey bu.”
Bu nedenle, çalışanların kim tarafından davet edilmiş olursa olsun toplantılara katılmama hakkı şirket politikasıdır. (Patronu veya patronun patronu bile!)
“Bir toplantı daveti alırlarsa, herkes ‘Buradaki rolüm nedir?’ diyebilir. Veya, “Hey, başka bir şey üzerinde çalışıyorum. Toplantıyı bırakırsam sorun olur mu?’” dedi Bayan Neff.
İnsanlar bazen onu geri çeviriyor ama o onu suçlamıyor. “Garip bir şekilde, beni gururlandırıyor” dedi.
Chicago’da yaşayan ve Lactation Network’ün hasta bakım ekibinde çalışan 30 yaşındaki Sam Kaser, bu hakkını düzenli olarak kullandığını, özellikle de bu hafta uzun vadeli bir proje için düzenli bir check-in yapmak onun yetki alanı dışında kaldığında söyledi.
Bu şirkette önceki işlerinden daha fazla toplantı yaptığını, ancak katılacak kadar hayal kırıklığına uğramadığını söyledi. “Neden bu ‘oda’da olmam gerektiğinden yüzde 100 eminim” dedi.
Emzirme Ağı da dahil olmak üzere birçok şirket, seans dışı günleri deniyor.
Çalışmalar, bu tür bir müdahalenin işe yarayabileceğini göstermektedir. MIT Sloan Management Review’da yayınlanan bir araştırma, şirketler haftada bir gün izin uyguladığında özerklik, iletişim, katılım ve memnuniyetin arttığını buldu.
435 çalışanla yapılan bir Microsoft araştırmasında, yüzde 73’ü boş bir Cuma gününün sağlıkları için iyi olduğunu ve yüzde 77’si odaklanma süreleri için iyi olduğunu söyledi.
Bir tasarım yazılımı üreticisi olan Canva, dünya çapında sekiz ofiste 3.500 kişiyi istihdam etmektedir. Canva Global Başkanı Jennie Rogerson, birisi şirketin toplantı yapılmaması olarak belirlediği Çarşamba günü bir toplantı planlamaya çalışırsa, “bu akıl sağlığı ve üretkenlik politikasını uygulamaya çalıştığımızı belirten bir notla birlikte” otomatik bir ret gelir. Sidney, Avustralya merkezli insanlar.
Şirket bu politikaya o kadar değer veriyor ki – “E-postalarımı halletmek için Çarşamba gününü kullanıyorum” dedi Bayan Rogerson ve “sıfır gelen kutusu gibisi yoktur” dedi – bu, gerekli olmayan toplantıların yapıldığı odak haftaları adı verilen bütün haftaları deniyor. iptal edilir.
Böyle bir şeyi yapmak kolay değil, dedi Bayan Rogerson. Örneğin, çalışanlar farklı saat dilimlerindedir.
“Çarşamba günü seans yapılmaması, Avustralya ve ABD’nin buluşamayacağı başka bir gün anlamına gelir ve saat dilimi kaymasıyla, insanların buluşabileceği saat sayısı zaten minimumdur” dedi. “Bunu iyice düşünmeye çalışıyoruz.”
Diğer bir sorun da, diğer iş günlerinin normalden daha yoğun olabilmesidir. Bayan Rogerson, “Tetris oynarken işlerin çılgına döndüğünü biliyor musunuz?” diye sordu. “Çarşamba günü konferans dışı olması dışında takvimim böyle görünüyor.”
2023’ün başlarında, küresel ticaret şirketi Shopify, geçmişte denediği Çarşamba günü toplantı yapılmamasını yeniden uygulamaya koydu ve gün içindeki toplantılar yüzde 44 düştü.
Daha fazla zaman kazanmak için Shopify, üç veya daha fazla kişinin tekrar eden toplantılarını da otomatik olarak sildi ve insanlardan yeniden planlamadan önce iki hafta beklemelerini (sakinleşme süresi) istedi, böylece nelerin tekrar eklenmesi gerektiğini düşünebilirler. şirket çapında toplantıların yapılabileceği özel zaman penceresi.
Alberta, Calgary’deki Shopify’da personel ürün tasarımcısı olan 39 yaşındaki Jacques Krzepkowski, 2022’de haftada 18 saatini toplantılarda geçirdiğini söyledi. Şimdi ortalama haftasında sekiz saat toplantı var.
“Bire bir toplantıları gruplandırmak daha kolay, derin çalışmaları tamamlamak için bana daha fazla boş zaman veriyor” dedi.
Lactation Network’ten Bayan Neff, büyük grup toplantılarını rafa kaldırmanın bazı personelin kendini dışlanmış hissetmesine neden olabileceği konusunda uyardı. Şirketi toplantıları azaltmaya çalışırken, yine de isteyen herkesin katılmasına izin veriyor.
“Çok açık bir kapı politikamız var” dedi. “Sizi ilgilendiren bir konu veya sizi ilgilendiren bir toplantı görürseniz, katılabilirsiniz, ancak aksi takdirde zamanınıza saygı duyuyoruz.”
Aynı zamanda bir danışman olan Bay Rogelberg, gündemleri tartışılacak konular yerine cevaplanacak sorular olarak yorumlayarak toplantıları daha verimli hale getiren müşterileri olduğunu söyledi.
“Bunu yapıyorsanız, neden bir araya geldiğinizi gerçekten düşünmeniz gerekiyor” dedi. “Cevaplanacak bir soru yoksa, bir toplantıya ihtiyacın yok.”
Bu aynı zamanda, yalnızca soruları yanıtlamak için gerekli olan kişilerin dahil edilmesi gerektiğinden, kimlerin bulunması gerektiğini belirlemeye yardımcı olur.
Tüm bu tekniklerle ilgili sorun -toplantısız Pazartesi günleri, ayakta personel toplantıları, toplantısız odak haftaları- toplantıdan hoşlanmayanların bile bunları uygulamakta zorlanabilmesidir.
Bay Rogelberg, “Seans yapılmayan bu günler veya yarım günler biraz başarılı olabilir, ancak gerçekten güçlü bir toplu taahhüt gerektirir,” dedi. “İnsanların, herkesin müsait olduğunu bildikleri için toplantıları bu toplantı dışı zamanlarda planladıklarını gösteren verilerimiz var.”
Sanata erişimi genişletmeye odaklanan bir New York girişimi olan Apostrophe’un iki kurucusu, toplantılarının uzun süreceğini biliyorlardı. Sanatçılar, yatırımcılar veya çalışanlar gibi kiminle konuştukları önemli değildi, çoğu toplantı iki saat sürüyordu.
Martine, “Bazen bu kasıtlı çünkü ilişkiler kuruyoruz, ancak bazen değil” dedi.
Bayan Bender gülerek, “Kesinlikle konuşmayı çok seven bir ekip üyemiz var,” diye ekliyor. “Onunla yapılan görüşmeler hiç verimli geçmiyor.”
Toplantılarda her zaman çalışmak için çok az zaman kaldı. Apostrophe’da bu, sanatçılar ve alıcılarla bağlantı kurmak ve sanat sergileri düzenlemek için daha az zaman anlamına geliyordu.
İş arayanlara bir şirketin kültürü hakkında bilgi sağlayan bir web sitesi olan Zippia’ya göre, ABD’li işçiler verimsiz buldukları toplantılarda ayda ortalama 31 saat harcıyorlar.
Bayan Bender ve Bay Martine sorunu biliyorlardı. Onlar için, potansiyel bir çalışanla veya uzun süreli bir çalışanla yapılan her türlü toplantı genellikle uzun sürerdi. İhtiyaç duydukları şey bir çözümdü.
Yeni asistanları olması için bir adayla görüştüklerinde, ona bir koltuk teklif etmediler, ancak ayakta bir görüşme yapmak isteyip istemediğini sordular. Sonra havadan sudan konuşmayı atladılar ve doğrudan onun çalışma geçmişine, hırslarına, güçlü ve zayıf yönlerine ve sanat endüstrisi hakkındaki görüşlerine daldılar.
Bayan Bender, “20 dakika sonra ihtiyacımız olanın yüzde 100’ünü elde ettik” dedi. “Görüşme o kadar verimli geçti ki, o kadar kısaydı ki neredeyse kötü hissettim.” Onu işe aldılar ve bu o kadar olumlu bir deneyimdi ki – Bayan Bender ve görüşülen kişi topuklu ayakkabılar giymesine rağmen – artık kesme işaretleri kullanılmaya başlandı ve bu, düzenli olarak devam etmeyi teşvik edecek. toplantılar. (Aslında, bir sonraki personel toplantısında herkes ayağa kalktı.)
Toplantılar, çalışanlar ve yöneticiler için bir stres kaynağıdır.
Charlotte’taki North Carolina Üniversitesi’nde yönetim profesörü olan Steven G. Rogelberg, “Toplantılar kendi başlarına sorun yaratmaz” dedi. “Sadist bir zihniyetle yaratılmadılar.”
Yeni bir ofis kültürü
Son birkaç yıl, çalışma şeklimizi temelden değiştirdi.
Bir liderin daha fazla insanın bilgilendirilmesini veya karar alma sürecine dahil edilmesini istemesi şeklindeki temel önermeniz, çalışanların bağlı hissetmelerine yardımcı olabilir. Bay Rogelberg, toplantıların daha fazla ses çıkardığını ve davet edilmenin bir onur gibi hissedilebileceğini söyledi.
“Kötü toplantılar sorunlara neden olur” diye açıkladı. “Toplantılar kötü yönetildiğinde ve çok fazla katılımcı olduğunda, çok uzun sürdüğünde ve net bir amacı olmadığında, bu sorunludur.”
Ayrıca, insanların çok fazla olması ve işlerini yapamaması da bir sorundur. 2022’de yapılan bir araştırmada Bay Rogelberg, ofis çalışanlarının toplantılarda haftada ortalama 18 saat harcadığını ve bunun da çalışan başına yaklaşık 25.000 ABD Doları tutarında işçilik maliyetine tekabül ettiğini buldu. Ayrıca çalışanların davet edildikleri toplantıların yüzde 30’una katılmak zorunda olmadıklarını hissettiklerini de buldu.
Pandemi sırasında hazırlıksız tartışma fırsatlarını ortadan kaldıran uzaktan çalışma, toplantıların gevelemesine yol açtı. Geçen yıl Mart ayına ait bir Microsoft raporu, pandemi başladığından bu yana dünya çapında haftalık toplantı sayısının yüzde 153 arttığını ortaya koydu.
Pek çok şirket, hem yüz yüze hem de sanal toplantılar yapmanın yalnızca daha verimli değil, aynı zamanda daha az sıklıkta yapılması için yaratıcı yollar bularak sorunu çözmeye çalışıyor.
Yeni anneleri emzirme kaynaklarına bağlayan ve ülkenin en büyük sertifikalı emzirme danışmanları ağı olan 65 kişilik bir şirket olan Lactation Network’ün yönetici müdürü Sarah Kellogg Neff, çalışanlarının iş günlerinin kontrolünün kendilerinde olduğunu hissetmelerini istiyor.
“Biz yüksek güven ve özerklik kültürüyüz” dedi. “En iyi performans gösterenlerin istediği şey bu.”
Bu nedenle, çalışanların kim tarafından davet edilmiş olursa olsun toplantılara katılmama hakkı şirket politikasıdır. (Patronu veya patronun patronu bile!)
“Bir toplantı daveti alırlarsa, herkes ‘Buradaki rolüm nedir?’ diyebilir. Veya, “Hey, başka bir şey üzerinde çalışıyorum. Toplantıyı bırakırsam sorun olur mu?’” dedi Bayan Neff.
İnsanlar bazen onu geri çeviriyor ama o onu suçlamıyor. “Garip bir şekilde, beni gururlandırıyor” dedi.
Chicago’da yaşayan ve Lactation Network’ün hasta bakım ekibinde çalışan 30 yaşındaki Sam Kaser, bu hakkını düzenli olarak kullandığını, özellikle de bu hafta uzun vadeli bir proje için düzenli bir check-in yapmak onun yetki alanı dışında kaldığında söyledi.
Bu şirkette önceki işlerinden daha fazla toplantı yaptığını, ancak katılacak kadar hayal kırıklığına uğramadığını söyledi. “Neden bu ‘oda’da olmam gerektiğinden yüzde 100 eminim” dedi.
Emzirme Ağı da dahil olmak üzere birçok şirket, seans dışı günleri deniyor.
Çalışmalar, bu tür bir müdahalenin işe yarayabileceğini göstermektedir. MIT Sloan Management Review’da yayınlanan bir araştırma, şirketler haftada bir gün izin uyguladığında özerklik, iletişim, katılım ve memnuniyetin arttığını buldu.
435 çalışanla yapılan bir Microsoft araştırmasında, yüzde 73’ü boş bir Cuma gününün sağlıkları için iyi olduğunu ve yüzde 77’si odaklanma süreleri için iyi olduğunu söyledi.
Bir tasarım yazılımı üreticisi olan Canva, dünya çapında sekiz ofiste 3.500 kişiyi istihdam etmektedir. Canva Global Başkanı Jennie Rogerson, birisi şirketin toplantı yapılmaması olarak belirlediği Çarşamba günü bir toplantı planlamaya çalışırsa, “bu akıl sağlığı ve üretkenlik politikasını uygulamaya çalıştığımızı belirten bir notla birlikte” otomatik bir ret gelir. Sidney, Avustralya merkezli insanlar.
Şirket bu politikaya o kadar değer veriyor ki – “E-postalarımı halletmek için Çarşamba gününü kullanıyorum” dedi Bayan Rogerson ve “sıfır gelen kutusu gibisi yoktur” dedi – bu, gerekli olmayan toplantıların yapıldığı odak haftaları adı verilen bütün haftaları deniyor. iptal edilir.
Böyle bir şeyi yapmak kolay değil, dedi Bayan Rogerson. Örneğin, çalışanlar farklı saat dilimlerindedir.
“Çarşamba günü seans yapılmaması, Avustralya ve ABD’nin buluşamayacağı başka bir gün anlamına gelir ve saat dilimi kaymasıyla, insanların buluşabileceği saat sayısı zaten minimumdur” dedi. “Bunu iyice düşünmeye çalışıyoruz.”
Diğer bir sorun da, diğer iş günlerinin normalden daha yoğun olabilmesidir. Bayan Rogerson, “Tetris oynarken işlerin çılgına döndüğünü biliyor musunuz?” diye sordu. “Çarşamba günü konferans dışı olması dışında takvimim böyle görünüyor.”
2023’ün başlarında, küresel ticaret şirketi Shopify, geçmişte denediği Çarşamba günü toplantı yapılmamasını yeniden uygulamaya koydu ve gün içindeki toplantılar yüzde 44 düştü.
Daha fazla zaman kazanmak için Shopify, üç veya daha fazla kişinin tekrar eden toplantılarını da otomatik olarak sildi ve insanlardan yeniden planlamadan önce iki hafta beklemelerini (sakinleşme süresi) istedi, böylece nelerin tekrar eklenmesi gerektiğini düşünebilirler. şirket çapında toplantıların yapılabileceği özel zaman penceresi.
Alberta, Calgary’deki Shopify’da personel ürün tasarımcısı olan 39 yaşındaki Jacques Krzepkowski, 2022’de haftada 18 saatini toplantılarda geçirdiğini söyledi. Şimdi ortalama haftasında sekiz saat toplantı var.
“Bire bir toplantıları gruplandırmak daha kolay, derin çalışmaları tamamlamak için bana daha fazla boş zaman veriyor” dedi.
Lactation Network’ten Bayan Neff, büyük grup toplantılarını rafa kaldırmanın bazı personelin kendini dışlanmış hissetmesine neden olabileceği konusunda uyardı. Şirketi toplantıları azaltmaya çalışırken, yine de isteyen herkesin katılmasına izin veriyor.
“Çok açık bir kapı politikamız var” dedi. “Sizi ilgilendiren bir konu veya sizi ilgilendiren bir toplantı görürseniz, katılabilirsiniz, ancak aksi takdirde zamanınıza saygı duyuyoruz.”
Aynı zamanda bir danışman olan Bay Rogelberg, gündemleri tartışılacak konular yerine cevaplanacak sorular olarak yorumlayarak toplantıları daha verimli hale getiren müşterileri olduğunu söyledi.
“Bunu yapıyorsanız, neden bir araya geldiğinizi gerçekten düşünmeniz gerekiyor” dedi. “Cevaplanacak bir soru yoksa, bir toplantıya ihtiyacın yok.”
Bu aynı zamanda, yalnızca soruları yanıtlamak için gerekli olan kişilerin dahil edilmesi gerektiğinden, kimlerin bulunması gerektiğini belirlemeye yardımcı olur.
Tüm bu tekniklerle ilgili sorun -toplantısız Pazartesi günleri, ayakta personel toplantıları, toplantısız odak haftaları- toplantıdan hoşlanmayanların bile bunları uygulamakta zorlanabilmesidir.
Bay Rogelberg, “Seans yapılmayan bu günler veya yarım günler biraz başarılı olabilir, ancak gerçekten güçlü bir toplu taahhüt gerektirir,” dedi. “İnsanların, herkesin müsait olduğunu bildikleri için toplantıları bu toplantı dışı zamanlarda planladıklarını gösteren verilerimiz var.”